In deze Algemene Voorwaarden (versie: december 2023) hebben de gebruikte begrippen de hiernavolgende betekenis, tenzij daarover andere schriftelijke afspraken worden gemaakt.

1. Algemene Voorwaarden: de onderhavige algemene voorwaarden welke onlosmakelijk deel uitmaken en van toepassing zijn op alle overeenkomsten van deelname tussen Evenso Ladies Events en exposant met betrekking tot de standruimte(n) en eventuele aanvullende producten en diensten van Evenso Ladies Events. Afwijking van de algemene voorwaarden is slechts mogelijk indien zulks uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd door Evenso Ladies Events. De toepasselijkheid van eventuele door de exposant gehanteerde algemene voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
2. Evenso Ladies Events, als organisator van het Ladies Event, alsmede eventueel de (rechts)persoon in samenwerking waarmee het event wordt georganiseerd en hun bevoegde vertegenwoordigers.
3. Exposant: de natuurlijke of de rechtspersoon die met Evenso Ladies Events een overeenkomst van deelname sluit.
4. Mede-exposant: de natuurlijke of de rechtspersoon die niet zelf een overeenkomst van deelname sluit met Evenso Ladies Events, maar die binnen de standruimte van een exposant artikelen tentoonstelt of zich daar op andere wijze presenteert.
5. Accommodatieverhuurder: de natuurlijke of rechtspersoon die aan Evenso Ladies Events de ruimte verhuurt waar het event wordt gehouden.
6. Evenementenlocatie: de ruimte waar het event plaatsvindt, zoals door de accommodatieverhuurder ter beschikking gesteld.
7. Deelnamebevestiging: de door Evenso Ladies Events opgestelde schriftelijke bevestiging, die Evenso Ladies Events verzendt naar aanleiding van een door de exposant toegezonden bindend inschrijfformulier. In deze deelnamebevestiging zijn de essentialia (o.m. omvang van de standruimte, deelnamekosten, locatie) met betrekking tot het ter beschikking stellen van de standruimte aan de exposant opgenomen.
8. Bindend inschrijfformulier: het document waarmee de exposant aangeeft te willen deelnemen aan het event en verklaart kennis te hebben genomen en akkoord te gaan met de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden. Evenso Ladies Events behoudt zich het recht voor de inschrijving op basis van het bindend inschrijfformulier af te wijzen op grond van overtekening, bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde, of desnoods zonder opgave van redenen.
9. Overeenkomst van deelname: de overeenkomst tussen Evenso Ladies Events en exposant die ontstaat door a) Inschrijfformulier door de exposant of b) de toezending van een deelnamebevestiging door Evenso Ladies Events op basis van het door de exposant aan Evenso Ladies Events gezonden bindend inschrijfformulier.
10. Event: het evenement ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten.
11. Artikelen: de artikelen die door de exposant op het event worden getoond en/of diensten die door hem worden geleverd.
12. Standruimte: de in vierkante meters uitgedrukte, aan de exposant ter beschikking gestelde expositieoppervlakte, waarvan de locatie, omvang en type door Evenso Ladies Events worden aangegeven.
13. Deelnamekosten: alle door de exposant aan Evenso Ladies Events verschuldigde kosten in verband met zijn eventdeelname, waaronder kosten ter zake van de standruimte en alle overige kosten.

1. De overeenkomst van deelname houdt in dat Evenso Ladies Events, tegen betaling van de deelnamekosten, voor de periode van het betreffende event een bepaalde standruimte ter beschikking stelt aan de exposant.
2. Deze Algemene Voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de overeenkomst van deelname.
3. Indien de overeenkomst van deelname wordt gesloten ten aanzien van meerdere standruimten, is hetgeen in deze Algemene Voorwaarden is bepaald van toepassing op elke individuele standruimte.
4. Door de exposant op het bindend inschrijfformulier dan wel op de offerte aangegeven wensen, zelf aangebrachte wijzigingen en aanvullingen, en overige (van deze Algemene Voorwaarden) afwijkende of aanvullende afspraken maken slechts deel uit van de overeenkomst van deelname, indien schriftelijk door Evenso Ladies Events bevestigd.
5. De exposant is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen die het gevolg zijn van het aangaan van de overeenkomst van deelname.
6. De exposant verklaart alle consequenties van de inschrijving die voortvloeien uit de ondertekening van het bindend inschrijfformulier dan wel ondertekening van de offerte te zullen aanvaarden, ook indien de ondertekening is gedaan door een niet tekeningsbevoegde.
7. Na de ondertekening van het bindend inschrijfformulier en vóór de totstandkoming van de overeenkomst van deelname overeenkomstig artikel 1 lid 8, dient in deze Algemene Voorwaarden voor het begrip “overeenkomst van deelname” “bindend inschrijfformulier” gelezen te worden en voor “exposant” “inschrijver”.
8. Indien door Evenso Ladies Events een termijn is vastgesteld voor het insturen van een document door de exposant, dient de datum van ontvangst van het document door Evenso Ladies Events ter bepaling of tijdig is gereageerd.
9. Na insturing van het door de exposant ondertekende bindend inschrijfformulier dan wel de door de exposant ondertekende offerte kan de exposant zijn inschrijving slechts annuleren in één van de gevallen genoemd in artikel 6.
10. De exposant kan zich er niet op beroepen, dat zijn inschrijving mondeling zou zijn ingewilligd.
11. De exposant is niet gerechtigd zijn inschrijving aan een derde over te dragen.
12. Onverminderd het bepaalde in artikel 18 lid 1 zijn deze Algemene Voorwaarden slechts van toepassing op de rechtsverhouding tussen Evenso Ladies Events en de exposant. Tenzij anders bepaald kunnen derden, waaronder mede-exposanten, aan deze Algemene Voorwaarden geen rechten ontlenen.

1. Evenso Ladies Events stelt de data waarop, en de eventlocatie waar het event wordt gehouden vast, alsmede de tijden voor opbouw, houden van het event en afbraak.
2. Evenso Ladies Events kan de voor het event vastgestelde data, tijden en/of eventlocatie wijzigen, dan wel besluiten het event geen doorgang te doen vinden.
3. Bij wijziging van de vastgestelde data, tijden en/of eventlocatie blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht.
4. In geen geval kan de exposant jegens Evenso Ladies Events aanspraak maken op enige vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade in verband met een besluit zoals omschreven in lid 2 van dit artikel.

1. De exposant heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de standruimte zoals door Evenso Ladies Events in de deelnamebevestiging vastgesteld. De door Evenso Ladies Events vastgestelde locatie, oppervlakte en type van de standruimte zijn bindend.
2. Evenso Ladies Events is te allen tijde vóór aanvang van het event gerechtigd de indeling van het event te herzien en daarbij de aan de exposant toegewezen standruimte te wijzigen of groepen te wijzigen of te hergroeperen. Evenso Ladies Events spant zich er in een zodanig geval voor in de exposant een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aan te bieden, met dien verstande dat de daaruit voortvloeiende nieuwe deelnamekosten maximaal 10% kunnen afwijken van de oorspronkelijke deelnamekosten.
3. Door de exposant te maken kosten in verband met een herindeling, zoals bepaald in lid 2 van dit artikel, komen voor rekening van de exposant.
4. Annulering door de exposant naar aanleiding van het in dit artikel bepaalde, is slechts mogelijk in één van de in artikel 6 genoemde gevallen.

1. Betaling van de deelnamekosten en alle overige betalingen dienen te geschieden binnen veertien dagen na factuurdatum, alles zonder korting of compensatie, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven.
2. Evenso Ladies Events heeft het recht te factureren zodra de overeenkomst van deelname tot stand is gekomen. De definitieve factuur kan worden voorafgegaan door een voorschotnota.
3. De exposant is aansprakelijk voor alle aan Evenso Ladies Events verschuldigde kosten die op enigerlei wijze verband houden met zijn deelname, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de exposant zelf of door derden, handelend in zijn naam.
4. Ook indien een afwijkend factuuradres is opgegeven, blijft de exposant jegens Evenso Ladies Events hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van alle kosten die verband houden met zijn deelname.
5. Bij niet tijdige betaling van enig aan Evenso Ladies Events verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Incassokosten komen voor rekening van de exposant, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.
6. Evenso Ladies Events is gerechtigd betalingen gedaan ter zake van een deelname allereerst in mindering te brengen op ten laste van de exposant nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnames.
7. Indien de exposant de deelnamekosten of enig ander aan Evenso Ladies Events verschuldigd bedrag niet (geheel) vóór aanvang van de opbouw van de beurs heeft voldaan is Evenso Ladies Events gerechtigd, na schriftelijke of mondelinge aanzegging en ingebrekestelling, de exposant de toegang tot de (opbouw van) het event te ontzeggen en/of de overeenkomst van deelname met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen. In een zodanig geval blijft de exposant gehouden de volledige deelnamekosten, alsmede alle overige aan Evenso Ladies Events verschuldigde kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van gemaakte kosten en/of geleden schade in welke zin dan ook, ter zake van de ontzegging van de toegang tot het event en/of de beëindiging van de overeenkomst van deelname.

1. Naast de gronden als genoemd in lid 2 tot en met 4 van dit artikel, kan de exposant zijn inschrijving door toezending van bindend inschrijfformulier c.q. overeenkomst van deelname slechts annuleren met inachtneming van de volgende betalingsregeling:
   • Annulering tot 4 maanden voor aanvang van het event: 25% van de deelnamekosten;
   • Annulering tot 2 maanden voor aanvang van het event: 35% van de deelnamekosten;
   • Annulering tot 1 maand voor aanvang van het event: 50% van de deelnamekosten;
   • Annulering in de laatste twee weken voor aanvang van het event: 100% van de deelnamekosten.
2. Onder “aanvang van het event” wordt verstaan de eerste opbouwdag van het event. Annulering dient te geschieden bij aangetekend schrijven.
3. Indien Evenso Ladies Events de exposant, na herindeling door Evenso Ladies Events, geen vergelijkbare standruimte aanbiedt (conform de criteria genoemd in artikel 4 lid 2), heeft de exposant het recht de overeenkomst van deelname kosteloos te annuleren. De annulering dient te geschieden bij aangetekend schrijven binnen 14 werkdagen na dagtekening van het schriftelijke voorstel van Evenso Ladies Events inhoudende de alternatieve standruimte(n).
4. Ingeval ten aanzien van de exposant op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, kan de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvrage door Evenso Ladies Events ontbonden worden en blijft de exposant de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels Evenso Ladies Events gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van Evenso Ladies Events tot het vorderen van kosten, schade en interesten.
5. Ingeval op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname Evenso Ladies Events gegronde redenen heeft te vrezen dat deelname aan het event door de exposant op enigerlei wijze schade aan Evenso Ladies Events, het event of overige exposanten zal kunnen toebrengen, heeft Evenso Ladies Events het recht de overeenkomst van deelname bij schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden. De exposant blijft alsdan de volledige deelnamekosten alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels Evenso Ladies Events gemaakte overige kosten geheel verschuldigd, onverminderd het recht van Evenso Ladies Events tot het vorderen van kosten, schade en interesten.
6. Voor het vaststellen van in dit artikel genoemde termijnen is het bepaalde in lid 8 van artikel 2 van toepassing.
7. Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden door Evenso Ladies Events van enigerlei gemaakte kosten of geleden schade aan de exposant.

1. Evenso Ladies Events kan, al dan niet tegen betaling door de exposant, ten behoeve van de beurs aanvullende producten en diensten bieden.
2. Deze Algemene Voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op alle door of namens Evenso Ladies Events geleverde aanvullende producten en diensten, tenzij anders bepaald. Indien hiervoor derden worden ingeschakeld zijn, tenzij anders bepaald, de leveringsvoorwaarden van deze derden niet van toepassing.
3. Indien en voor zover van toepassing, bepaalt Evenso Ladies Events de wijze waarop publicitaire vermeldingen worden geredigeerd en behoudt zich het recht voor zonodig de gegevens van de exposant te bekorten of op enige andere wijze van de opgave van de exposant af te wijken, desnoods zonder opgave van redenen.
4. Indien de exposant in zijn publicitaire uitingen door hem aangeboden artikelen en/of diensten noemt, kan hij slechts die artikelen en/of diensten opgeven die zowel binnen zijn leveringsprogramma vallen als die – naar het oordeel van Evenso Ladies Events – tot het expositieprogramma van het betreffende event behoren.

1. De exposant is verplicht zijn stand op te (doen) bouwen en in te (doen) richten gedurende de daartoe aangegeven dagen en tijdstippen, met inachtneming van hetgeen hieromtrent door de accommodatieverhuurder is bepaald.
2. De exposant krijgt alleen beschikking over materialen en faciliteiten zoals beschreven in het afgenomen pakket, tenzij in de overeenkomst van deelname anders is bepaald.
3. Bij de inrichting van de standruimte dient de exposant zich te houden aan het in deze Algemene Voorwaarden bepaalde, overige door Evenso Ladies Events uitgevaardigde (veiligheids-) voorschriften, de door de accommodatieverhuurder uitgevaardigde voorschriften en overheids- en brandweervoorschriften.
4. Er dient door exposant uitsluitend gebruik gemaakt te worden van de aan exposant toegewezen ruimte. Het uitbouwen van de stand of plaatsen van materialen naast de stand is alleen in overleg met Evenso Ladies Events toegestaan.
5. Evenso Ladies Event heeft ter zake van de standbouw het recht afwijkende voorschriften te geven
6. Evenso Ladies Events zal de standruimte aangeven met naambordjes aan de stand. De exposant is niet gerechtigd de plaatsaanduidingen te verwijderen, te verplaatsen of te wijzigen.
7. Indien de inrichting en/of opbouw van de standruimte, naar het oordeel van Evenso Ladies Events niet tijdig vóór het einde van de opbouwperiode gereed dreigt te komen, kan Evenso Ladies Events voor rekening en risico van de exposant al die voorzieningen treffen die zij nodig acht.

1. De exposant is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en met voldoende personeel bezet te houden.
2. De exposant is niet gerechtigd in de standruimte andere artikelen te exposeren of anderszins aan te prijzen, dan die vermeld zijn in de overeenkomst van deelname van het event behoren.
3. De goederen van de exposant zijn en blijven gedurende de gehele periode van het event, inclusief de opbouw- en afbraakperiode, voor zijn eigen rekening en risico. Evenso Ladies Events sluit iedere aansprakelijkheid uit ter zake van schade aan, verlies of diefstal van goederen van de exposant.
4. Evenso Ladies Events onthoudt zich van iedere inmenging met betrekking tot geschillen, waaronder geschillen over intellectuele eigendomsrechten, tussen exposanten.
5. Onverminderd het bepaalde in lid 4 is de exposant, met het oog op het welslagen van het event, niet gerechtigd artikelen te exposeren of gebruik te maken van een bepaalde naams- of merkaanduiding, indien daarmee inbreuk wordt gemaakt op de rechten van derden.
6. Indien Evenso Ladies Events dit verzoekt, dient de exposant aan te tonen, dat hij gerechtigd is de betreffende artikelen te exposeren of de betreffende naams- of merkaanduiding te gebruiken. Indien hieruit blijkt, dat de exposant handelt in strijd met het in het vorige lid bepaalde, of indien de exposant niet aan het verzoek van Evenso Ladies Events kan voldoen, is Evenso Ladies Events gerechtigd de betreffende artikelen voor rekening en risico van de exposant te (doen) verwijderen en alle overige maatregelen te treffen die zij noodzakelijk acht. Alsdan kan de exposant jegens Evenso Ladies Events geen enkele aanspraak maken op vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade.
7. Overige exposanten kunnen aan het in lid 4, 5 en 6 bepaalde jegens Evenso Ladies Events geen rechten ontlenen.

1. De exposant is niet gerechtigd:
   a) de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is omschreven.
   b) een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere exposanten of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van Evenso Ladies Events.
   c) in of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water voor het demonstreren van zijn artikelen, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Evenso Ladies Events en de accommodatieverhuurder. De exposant dient alle ter zake gegeven aanwijzingen strikt na te leven.
   d) in of bij de standruimte gebruik te maken van apparaten, toestellen, kachels, haarden en dergelijke met open vuur, tenzij expliciet door Evenso Ladies Events toegestaan of ter beschikking gesteld.
   e) gevaarlijke stoffen en/of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen, te gebruiken of deze op te slaan in of bij zijn standruimte.
   f) Buiten, boven of op de achterzijde van de standruimte goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen. g) buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal uit te reiken of aan te bieden.
   h) in of rond zijn stand activiteiten te ontplooien die, naar het oordeel van Evenso Ladies Events, schadelijk kunnen zijn voor het event in haar algemeenheid, zoals activiteiten die beledigend kunnen zijn voor bepaalde (groepen) mensen, activiteiten die indruisen tegen de wet, openbare orde en goede zeden, en activiteiten die anderszins het imago van het event schade toe kunnen brengen.
   i) onder de bezoekers van de beurs een enquête te (doen) houden, tenzij zulks schriftelijk en expliciet door Evenso Ladies Events is toegestaan.
2. De exposant dient zelf zorg te dragen voor het toezicht op zijn standruimte en de daarin aanwezige goederen, tenzij door de accommodatieverhuurder ter zake bindende voorschriften zijn uitgevaardigd.

1. Het is de exposant niet toegestaan tijdens de openingstijden van het event goederen aan of af te voeren met auto’s.
2. De exposant draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en inontvangstneming van zijn of ten behoeve van zijn deelname aangevoerde goederen. Evenso Ladies Events neemt geen goederen van de exposant in ontvangst, noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk.

De exposant is verplicht tijdens het event voor het schoonmaken van zijn standruimte zorg te dragen.

1. De exposant dient zorg te dragen voor de verwijdering van al zijn afval conform de door de accommodatieverhuurder gestelde voorschriften.
2. Evenso Ladies Events is gerechtigd de kosten van het verwijderen en afvoeren van door de exposant achtergelaten afval bij hem in rekening te brengen.

1. De exposant is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn standbouw af te breken, de standruimte te ontruimen en deze leeg en schoon op te leveren, met inachtneming van hetgeen hieromtrent door de accommodatieverhuurder is bepaald.
2. De exposant is verplicht de standruimte in de oorspronkelijke staat terug te brengen.

1. In de uitvoering van de Overeenkomst van deelname zullen persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen Evenso Ladies Events en Exposant. Beide partijen gelden als Verwerkingsverantwoordelijken ten aanzien van de eigen verwerkingen van deze Persoonsgegevens in de zin van de geldende privacyregelgeving, waaronder de Algemene Verordening gegevensbescherming (“AVG”).
2. Exposant en Evenso Ladies Events zullen de persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van de persoonsgegevens, waaronder de AVG, verwerken. Partijen zullen onder meer zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.
3. Exposant is vanaf het moment van ontvangst van persoonsgegevens van Evenso Ladies Events tot en met de verstrekking van persoonsgegevens aan Evenso Ladies Events verantwoordelijk voor de correcte naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van de persoonsgegevens.

1. Evenso Ladies Events is in het kader van een goed verloop van het event gerechtigd aanvullende (veiligheids-) voorschriften te geven.
2. De exposant is verplicht de in lid 1 bedoelde en voorts alle door de accommodatieverhuurder uitgevaardigde voorschriften en overheidsvoorschriften (waaronder brandweervoorschriften) stipt na te leven en op te volgen.
3. Bij strijdigheid tussen deze Algemene Voorwaarden en enig ander voorschrift gegeven door Evenso Ladies Events, de accommodatieverhuurder of van overheidswege, dient de exposant contact op te nemen met Evenso Ladies Events. Evenso Ladies Events zal alsdan bepalen welk voorschrift in het specifieke geval prevaleert.
4. Indien bepalingen van deze Algemene Voorwaarden strijden met de voorwaarden die zijn gevoegd bij het bindend inschrijfformulier, prevaleren de voorwaarden bij het inschrijfformulier.